Klachtdossier
Per klacht maakt de contactpersoon/vertrouwenspersoon een dossier aan, met het oog op klachtafhandeling. Persoonsgegevens van de klager, de aangeklaagde en de inhoud van de klacht worden daarin genoteerd. In een klachtdossier worden ook kopieën van gespreksverslagen et cetera bewaard. Alleen feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de klacht mogen geregistreerd worden.
Doelen van registratie:
Specifiek
In kaart brengen van de klacht.
Bijhouden van de gekozen oplossing(en) voor het wegnemen van de klacht.
Volgen van het afhandelingsproces van de klacht.
Vinger aan de pols houden of gemaakte afspraken zijn nagekomen en of de gemelde klacht is weggenomen.
Feitenverzameling in geval een klacht ingediend wordt bij bevoegd gezag of de klachtencommissie.
Feitenverzameling in geval meerdere klachten over een aangeklaagde binnenkomen (recidive) of over eenzelfde (buitenschoolse) situatie.
Algemeen
- Voorkomende ongewenste omgangsvormen op school in kaart brengen.
- Het nemen van algemene preventieve maatregelen gericht op het vergroten van schoolveiligheid.
- Het geven van algemene beleidsaanbevelingen gericht op het vergroten van de schoolveiligheid.
- Het verzamelen van gegevens over klachtenmeldingen bestemd voor het jaarverslag.
Registratieformulier
Voor het registreren van klachten en meldingen heeft PPSI een voorbeeldformulier gemaakt. U kunt het via het rode blokje downloaden voor eigen gebruik.
Zorgvuldigheid
Van de contact- en vertrouwenspersonen mag verwacht worden, dat uiterst zorgvuldig met de geregistreerde informatie wordt omgegaan.
- Dossiers , cd-roms, usb-sticks met klachtgegevens, worden bewaard achter slot en grendel.
- De computer is beveiligd met een wachtwoord dat alleen bij de contact- en vertrouwenspersoon bekend is.
- Gegevens worden niet langer bewaard dan voor het doel noodzakelijk (art. 11 WBP).
- Gegevens die in het kader van klachtbehandeling zijn vastgelegd, worden twee jaar na de behandeling van de klacht, vernietigd.
- De vertrouwenspersoon draagt dossiers over aan zijn/haar opvolger indien de termijn van twee jaar na de klacht nog niet is verstreken.
Wet bescherming persoonsgegevens
- In de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP 2001) is vastgelegd hoe zorgvuldig om te gaan met persoonsgebonden gegevens. De twee belangrijkste criteria voor het mogen verzamelen, verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens die in de WBP zijn vermeld, zijn: het moet een doel hebben en het moet noodzakelijk zijn.
- Bijzondere persoonsgegevens (die betrekking hebben op het seksuele leven, godsdienst, levensovertuiging, ras of gezondheid) mogen niet zonder toestemming van betrokkene verwerkt worden.
Meer informatie
In de linker kolom kunt u navigeren naar meer informatie; onder andere voorbeeldregistratieformulieren, veelgestelde vragen en cursussen over dit onderwerp.